1. Resumen de la novedad
El Ministerio de Salud mediante concepto radicado 2026423001829042, precisa el procedimiento aplicable a la transcripción y validación de incapacidades de origen común conforme al Decreto 780 de 2016. Aunque la norma asigna al empleador la responsabilidad de adelantar la transcripción, en la práctica las EPS exigen que el trabajador gestione directamente el trámite por razones de autorización y tratamiento de datos personales. El concepto confirma los requisitos para el reconocimiento y pago que son: afiliación como cotizante, cotización efectiva de cuatro semanas previas, certificado expedido por la red o validado por la EPS, y presentación dentro de los quince días cuando el profesional no esté adscrito. El documento aclara que las incapacidades expedidas por médicos no adscritos a la red serán validadas y pagadas por la EPS si el profesional está inscrito en ReTHUS y la presentación se efectúa dentro del plazo legal, aportando epicrisis o resumen de atención según corresponda. Para empleadores, implica coordinar con el trabajador la gestión de transcripción cuando la EPS exija autorización del titular; para trabajadores, presentar oportunamente el certificado y documentación soporte. Para las EPS reafirma su obligación de validar y pagar incapacidades que cumplan los requisitos formales y de cotización establecidos.
2. Novedades clave
- Aclara la competencia para expedir certificados de incapacidad según el artículo 2.2.3.1.4 del Decreto 780 de 2016.
- Señala las condiciones para el reconocimiento y pago de incapacidades de origen común previstas en el artículo 2.2.3.3.1: calidad de cotizante, cotización mínima de cuatro semanas y certificado expedido o validado por la EPS.
- Indica que la incapacidad expedida por médico no adscrito a la red será validada y pagada por la EPS si el profesional está inscrito en ReTHUS y la presentación para validación se efectúa dentro de los quince (15) días siguientes a su expedición.
- Informa que, en la práctica, las EPS han comunicado que la transcripción debe ser gestionada por el trabajador por razones de autorización y tratamiento de datos personales.
- Recuerda la obligación de aportar epicrisis o resumen de atención según corresponda cuando se solicita la validación.
3. Impacto práctico
El concepto afecta principalmente a empleadores, trabajadores cotizantes y EPS. Para los empleadores, implica la necesidad de revisar procesos internos: aunque la normativa atribuya responsabilidad por la transcripción, las EPS pueden requerir que el trabajador realice el trámite por motivos de autorización de datos, por lo que la empleadora debe coordinar con el trabajador y documentar la gestión. Para los trabajadores, el documento confirma que la presentación de certificados expedidos por profesionales externos debe incluir epicrisis o resumen y realizarse dentro de los quince (15) días para ser válidamente reconocida y pagada. Para las EPS, el concepto reafirma su obligación de validar y pagar incapacidades expedidas por profesionales inscritos en ReTHUS, siempre que se cumplan los requisitos formales y de cotización señalados en el Decreto 780 de 2016. En la práctica, las entidades de vigilancia y control podrán usar este criterio para evaluar prácticas de negativa de transcripción por parte de las EPS.
4. Obligaciones y alcance
- Empleadores: coordinar con el trabajador la gestión de transcripción de incapacidades cuando la EPS exija autorización del titular para el tratamiento de datos personales; mantener registro de la gestión.
- Trabajadores (cotizantes): presentar el certificado de incapacidad y, según el caso, la epicrisis o resumen de atención a la EPS dentro de los quince (15) días siguientes a su expedición cuando el profesional no esté adscrito a la red de la EPS.
- EPS y entidades adaptadas: validar y reconocer el pago de incapacidades expedidas por profesionales inscritos en el ReTHUS (incluida especialización, si aplica) o por quienes presten servicio social obligatorio, siempre que se cumplan las condiciones de afiliación y cotización y se aporte la documentación exigida.
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